Em qualquer mala direta, você lida com três diferentes elementos:
- Documento principal com o qual começa;
- Informações, como nomes e endereços, que deseja mesclar no documento principal para criar um conjunto de documentos exclusivos (essas informações estão armazenadas em um arquivo, por exemplo, uma planilha do Microsoft Office Excel ou uma lista de contatos do Microsoft Office Outlook®);
- Conjunto de documentos finais.
No decorrer do curso, vai obter informações detalhadas sobre como executar uma impressão
O documento principal contém:
- Informações que são idênticas em cada cópia, como o textoprincipal do corpo de uma carta modelo. Você digita essas informações apenas uma vez, independentemente de quantas cartas pretende imprimir.
- Espaços reservados para informações exclusivas. Por exemplo, em uma carta modelo, o bloco de endereço e o nome da saudação seriam exclusivos em cada cópia.
O documento principal é o documento inicial. Você o configura para ter o mesmo tamanho e a mesma forma que deseja para a versão final de cartas, emails, envelopes, etiquetas, cupons ou outros documentos.
No documento principal, você adiciona todas as informações comuns a todas as cópias. Por exemplo, no documento principal de um envelope, você pode digitar o endereço do remetente ou, no documento principal de uma carta modelo, pode inserir o logotipo da empresa e digitar a mensagem que todos os destinatários devem ler.
Também é possível adicionar espaços reservados ao documento principal. Os espaços reservados indicam onde as informações exclusivas serão exibidas e quais serão elas. Por exemplo, você adiciona um espaço reservado para o endereço do destinatário ao documento principal de um envelope ou um espaço reservado para o nome após "Prezado(a)" ao documento principal de uma carta modelo.
Dica.: Você também pode usar mala direta para criar catálogos, como listas de todos os clientes, funcionários ou produtos. Nos envelopes e em outros documentos que você cria com mala direta, cada conjunto de informações exclusivas é exibido em um documento separado. No catálogo, é criada uma entrada para cada informação exclusiva em um único documento.
Informações exclusivas
Quando você executa uma mesclagem, um novo documento é criado para cada conjunto de informações exclusivas. As informações exclusivas substituem os espaços reservados adicionados ao documento principal.
Em uma mala direta, informações exclusivas são as informações diferentes em cada cópia mesclada que você cria.
Por exemplo, as informações exclusivas podem ser:
- Endereços em envelopes ou etiquetas.
- Nomes na linha de saudação de uma carta modelo.
- Valores de salários em um email enviado aos funcionários.
- Anotações pessoais sobre produtos favoritos em cartões postais enviados aos melhores clientes.
- Números de cupons de troca.
Arquivos de dados
Quando informações exclusivas estão organizadas em um arquivo de dados, é possível controlar onde serão exibidas em um documento de mala direta.
Arquivo de dados é um termo abrangente que inclui toda uma categoria de arquivos com os quais você sempre trabalha. Por exemplo, sua lista de contatos do Microsoft Office Outlook® é um arquivo de dados.
Outros exemplos de arquivos de dados incluem uma tabela criada no Microsoft Office Word, uma planilha do Excel, um banco de dados do Microsoft Office Access ou até mesmo um arquivo de texto.
Informações exclusivas, como nomes e endereços, que você deseja usar em uma mala direta devem estar armazenadas em um arquivo de dados. A estrutura de um arquivo de dados torna possível fazer a correspondência de informações específicas com os espaços reservados do documento principal.
Na próxima lição, você aprenderá mais sobre os tipos de arquivo de dados que você pode usar em uma mala direta. Além disso, saberá como configurar arquivos de dados e se conectar a eles.
Conjunto de documentos finais
O conjunto de documentos finais de uma mala direta consiste em etiquetas, envelopes, cartas, emails, fax e outros documentos exclusivos que você imprime ou envia eletronicamente.
Ao concluir um processo de mala direta, você obtém:
- O conjunto de documentos individuais impressos (por exemplo, cartas, etiquetas, envelopes ou cupons) ou transmitidos eletronicamente (por exemplo, emails e fax enviados durante o processo de mesclagem).
- O documento principal com o qual você começou. Como as cópias do conjunto de documentos finais não são salvas, você deve salvar o documento principal. O Word lembra qual arquivo de dados você associou ao documento principal. Ao abrir o documento principal novamente, você poderá executar uma nova mesclagem rapidamente.
Observação.: Como opção, se você for criar cartas, envelopes ou etiquetas, também poderá gerar um "documento abrangente", o qual consiste em todos os documentos mesclados em um arquivo. Há mais informações sobre esse assunto no final da
Lição 3.Auto-avaliação
Conclua os testes a seguir para ter certeza de que compreendeu o material. Suas respostas são confidenciais e os resultados do teste não são avaliados.
Em uma mala direta, o que é o documento principal?
( ) O documento com o qual você começa e que contém informações idênticas em cada cópia mesclada, bem como espaços reservados para informações exclusivas.
( ) O primeiro documento do conjunto criado
( ) Um documento que consiste apenas em informações idênticas em cada cópia mesclada.
Ao concluir uma mesclagem, você salva automaticamente um arquivo que contém uma cópia de cada documento mesclado exclusivo.
( ) Verdadeiro
( ) Falso
Por que as informações exclusivas usadas em uma mala direta devem estar armazenadas em arquivos de dados?
( ) Arquivos de dados são um tipo especial de arquivo que você usa apenas para trabalhar com mala direta.
( ) Os arquivos de dados organizam informações de uma maneira que permite fazer a correspondência de informações específicas com espaços reservados no documento principal.
( ) Os arquivos de dados são criados para armazenar um grande volume de informações.
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