Lição 2 - Mala Direta

Configurar arquivos de dados e conectar-se a eles

Arquivos de dados, usaremos a planilha Excel para editar os campos, como «Nome» e «Endereço»,uma célula chamaremos de campo e uma linha corresponde um registro de informação para cada carta a ser enviada.O usuário devera conhecer os elementos básicos de uma impressão em série.

Agora vai aprender a configurar o documento principal e a ligá-lo a um arquivo de dados.

Os arquivos de dados, juntamente com os campos, são a base da impressão em série: trabalham em conjunto para colocar informações exclusivas em cada cópia da impressão em série. Quando tiver compreendido quais são estes dois elementos e como se relacionam, vai poder configurar e executar projetos de impressão em série básicos e mais complexos.

Obter mais informações sobre arquivos de dados

1. As colunas de um arquivo de dados representam as categorias da informação.
2. Cada linha representa um registro completo.

Um arquivo de dados (às vezes chamado de fonte de dados ou lista de dados) é qualquer arquivo que organiza informações em colunas e linhas. Você pode criar arquivos de dados usando vários programas diferentes. Para obter uma lista dos tipos de arquivo de dados que o Word pode usar durante uma mala direta, consulte o Cartão de Referência Rápida no final do curso.

As colunas de um arquivo de dados representam categorias. Por exemplo, em um arquivo de dados de clientes, como o mostrado à esquerda, você pode ter colunas para Nome, Sobrenome e Endereço.

Cada linha de um arquivo de dados representa um registro completo. No arquivo de dados de clientes, por exemplo, uma linha contém todas as informações sobre um cliente: o nome e o endereço do cliente.

São essas colunas e linhas que tornam possível obter informações exclusivas em documentos durante uma mala direta. Com o documento principal aberto, você pode:

• Conectar ou vincula ao arquivo de dados que contém as informações exclusivas.
• Adicionar espaços reservados, chamados de campos, ao documento principal de cada categoria (coluna) de informações exclusivas que deseja incluir.
• Concluir a mesclagem para criar um conjunto de documentos exclusivos. Cada documento representa um registro e contém informações de uma linha do arquivo de dados.

Dica.: Para obter os melhores resultados, configure seu arquivo de dados de forma que cada coluna represente a menor categoria possível. Por exemplo, use colunas separadas para Nome e Sobrenome, em vez de apenas uma coluna Nome. Assim, você terá mais flexibilidade ao organizar campos no documento principal e poderá, por exemplo, usar o nome dos clientes na saudação.

Origem dos arquivos de dados

Para criar um arquivo de dados do zero ao fazer uma mesclagem:

1. No painel de tarefas Mala Direta, selecione a opção Digitar uma nova lista e clique em Criar. (Obtenha mais informações sobre o painel de tarefas Mala Direta na próxima lição.)
2. A caixa de diálogo Nova Lista de Endereços é aberta com uma lista de cabeçalhos de coluna.
3. Clique em Personalizar para alterar os cabeçalhos de coluna.

Em muitos casos, é provável que o arquivo de dados que você deseja usar em uma mala direta já exista. Por exemplo, talvez você tenha acesso a um arquivo de dados contendo:

• Nomes, endereços e outras informações de clientes ou de contatos.
• Os produtos ou serviços que sua empresa oferece.
• Informações sobre seus funcionários.

Se o arquivo de dados já existir, você poderá estabelecer conexão com ele somente durante um processo de mala direta (você terá a oportunidade de experimentar isso durante a sessão prática, no final desta lição).

Mas não se preocupe se você ainda não tiver um arquivo de dados. Como mostrado à esquerda, o processo de mala direta inclui uma etapa na qual você pode criar um arquivo de dados do zero.

O novo arquivo é salvo como um arquivo de banco de dados de endereçamento (.mdb) na pasta Minhas Fontes de Dados, a qual se encontra na pasta Meus Documentos. Você pode reutilizar o arquivo em futuras malas diretas. Também é possível fazer alterações nos registros do arquivo. Basta abrir a caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta durante uma mesclagem ou abrir o arquivo no Access.

Campos, definição

Quando você adiciona um campo que representa informações de um arquivo de dados ao documento principal, ele é sempre colocado entre divisas (« »).

Oficialmente, um campo é um conjunto de códigos que instruem o Word a inserir informações em um documento de forma automática. Informalmente, os campos podem ser considerados como espaços reservados.

Em uma mala direta, quase sempre você usará campos como espaços reservados para informações extraídas diretamente de um arquivo de dados. Por exemplo, na carta à esquerda, foram adicionados campos para as informações armazenadas nas colunas Endereço e Nome de um arquivo de dados de clientes.

Você também pode usar campos para inserir informações extraídas do sistema operacional do computador ou resultantes de uma ação ou de um cálculo. Você aprenderá mais sobre esses campos em uma seção posterior

Campos que inserem informações do arquivo de dados

Alguns campos que podem ser usados em uma mala direta na verdade são compostos por outros campos. Por exemplo, o campo Bloco de Endereço, que pode ser adicionado a uma carta, um envelope ou uma etiqueta, é na verdade uma combinação de vários campos, incluindo nome, sobrenome, endereço, cidade e CEP.

Campos que inserem informações do arquivo de dados correspondem a cabeçalhos de coluna de seu arquivo de dados. Ao colocar um campo em um documento, você indica que deseja que uma determinada categoria de informação, como sobrenome, cidade ou anotação pessoal, seja exibida nesse local.

As informações específicas impressas ou exibidas em um documento individual mesclado são de uma linha (registro) do arquivo de dados.

Você pode combinar campos e separá-los por sinais de pontuação. Por exemplo, para criar um endereço, é possível configurar campos no documento da seguinte forma:

«Nome» «Sobrenome»

«Endereço»

«Cidade», «Estado» «CEP»

Você também pode controlar a aparência das informações exclusivas nos documentos mesclados formatando campos. Por exemplo, talvez seja conveniente exibir os nomes em negrito ou na cor vermelha. No documento principal, selecione o campo, incluindo as divisas (« »). No menu Formatar, clique em Fonte, Parágrafo ou outro comando desejado e escolha as opções de formatação.

Outros campos

Para ver uma lista de campos do Word, clique em Campo, no menu Inserir. Para inserir um campo, em Nomes de campos, clique no campo que deseja inserir e clique em OK. Você pode obter informações sobre como usar qualquer campo na Ajuda do Word. Basta procurar pelo nome do campo.

Há vários outros campos no Word (chamados de campos do Word), os quais você pode inserir em um documento para:

• Exibir informações sobre o documento, como a data de criação ou de impressão ou o nome do autor.
• Efetuar alguns cálculos ou ações, como contar e exibir o número de páginas de uma seção de um documento ou exibir uma mensagem para o usuário do documento solicitando o preenchimento do texto.

Por exemplo, você poderia usar:

• Um campo Data para adicionar automaticamente a data atual a cada cópia mesclada de uma carta modelo.
• Um campo PrintDate combinado com um campo Mesclar Registro nº para adicionar um número exclusivo a cada cópia de uma fatura.
• Um campo Se...Então...Senão... para imprimir o endereço de uma empresa em um carta, se houver informações na coluna Empresa de um arquivo de dados para um registro específico, ou imprimir o endereço residencial no lugar, se não houver informações da empresa.

Dica.: Vários campos do Word que você está mais acostumado a usar em uma mala direta também estão disponíveis. Basta clicar no botão Inserir Campo do Word na barra de ferramentas Mala Direta. Para ver a barra de ferramentas, no menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e clique em Mala Direta. Você aprenderá mais sobre a barra de ferramentas na última lição do curso.