Mala Direta - Sessão Prática

Sessão Prática

Agora, você terá a chance de trabalhar com um arquivo de dados do Excel e praticar a adição de alguns campos do arquivo de dados a uma carta modelo. É preciso ter o Microsoft Office Excel 2003 instalado em seu computador.

Instruções para realizar a Pratica

Execute o MS Excel e digite conforme Figura Excel.

Trabalhar com um arquivo de dados e campos

Você é proprietário da WEB CENTER e decidiu enviar algumas correspondências a seus clientes. Você deseja verificar se o seu arquivo de dados de clientes, uma planilha do Excel, está configurado corretamente para mala direta.

Exercício 1: Dividir a coluna Nome em duas colunas

Depois de ler sobre arquivos de dados de mala direta, você percebe que precisará usar nome e sobrenome separadamente em algumas malas diretas que está planejando. Você decide criar uma nova coluna para sobrenome.

1. Coloque o ponteiro sobre a célula B e clique para selecionar a coluna Número.
2. No menu Inserir, clique em Colunas. Uma coluna é adicionada entre Nome e Número.
3. Clique na célula B1. Digite Sobrenome.
4. Recorte cada sobrenome da coluna Nome e cole-o na coluna Sobrenome que acabou de criar.

Exercício 2: Criar uma coluna Anotação Pessoal

Você tem orgulho da relação pessoal que estabeleceu com seus clientes regulares. Nos documentos que enviará a eles, você decide incluir uma anotação pessoal para demonstrar sua atenção. Você pode facilmente adicionar uma anotação pessoal durante uma mala direta. Basta incluir uma coluna Anotação Pessoal no arquivo de dados.

1. Clique na célula H1. Digite Anotação Pessoal.
2. Coloque o ponteiro sobre a divisão entre as células H e I até o ponteiro se tornar uma seta de duas pontas (figura ao lado) clique duas vezes para ajustar o tamanho da coluna Anotação Pessoal o suficiente para conter o título.
3. Coloque o ponteiro sobre a célula H e clique para selecionar a coluna Anotação Pessoal.
4. Formate as células da coluna para inserir quebra de linha no texto.
   

   Veja como.: No menu Formatar, clique em Células. Clique na guia Alinhamento. Em Controle de texto, selecione Quebrar texto automaticamente e clique em OK.
   

5. Na célula H2, digite Isabel, acabei de assar uns novos biscoitos da Sumatra!
6. Na célula H3, digite Ana, você vai adorar o novo assado italiano.
7. Na célula H5, digite Áureo, novidades! Venha experimentar o novo assado italiano.
8. Na célula H8, digite Tânia, o novo assado italiano combina bem com Expresso! .

Você não conhece os outros clientes o suficiente para enviar-lhes anotações pessoais, portanto, deixa as demais células da coluna Anotação Pessoal em branco.

Exercício 3: Salvar a planilha do Excel

Salve o arquivo com um nome e em um local dos quais não se esquecerá. Você vai usá-lo novamente no próximo exercício desta sessão prática e em outras duas sessões práticas deste curso.

1. No menu Arquivo, clique em Salvar.
2. Na caixa de diálogo Salvar como, em Nome do arquivo, digite o nome desejado.
3. Em Salvar em, escolha um local conveniente para armazená-lo em seu computador Clique em Salvar.
   

   Dica.: Um local conveniente para armazenar o arquivo é na pasta Minhas Fontes de Dados da pasta Meus Documentos. Quando você for localizar esse arquivo em ex

4. ercícios e sessões práticas futuras, é o primeiro local no qual o Word procurará.
5. No menu Arquivo, clique em Fechar para fechar o arquivo de planilha.

Exercício 4: Configurar uma mala direta básica

Agora que seu arquivo de dados está configurado, você decide criar uma mala direta e adicionar alguns campos a uma carta.

1. Inicie o Word.
   

   Dica.: Quando o Word é iniciado, sua janela pode ocultar estas instruções. Talvez seja necessário minimizar e/ou redimensionar a janela do Word para exibir estas instruções novamente.

2. No menu Ferramentas, aponte para Cartas e Correspondências e clique em Mala Direta para abrir o painel de tarefas Mala Direta.
3. Deixe a opção Cartas selecionada na parte superior do painel de tarefas. Na parte inferior, clique em Próxima: Documento inicial.
4. Deixe a opção Usar o documento atual selecionada na parte superior e clique em Próxima: Selecione os destinatários na parte inferior.
5. Deixe a opção Usar uma lista existente selecionada e clique no link Procurar. Localize e selecione o arquivo de dados que salvou no último exercício e clique em Abrir.
6. Dica.: Quando você clica em Procurar, a pasta Minhas Fontes de Dados da pasta Meus Documentos é aberta. Se você salvou o arquivo de dados nela no exercício anterior, não terá que procurar mais. Se você salvou em outro local, clique na seta da caixa Examinar para localizar a pasta apropriada.
7. A caixa de diálogo Selecionar Tabela é aberta. É nessa pasta que você seleciona a tabela ou planilha do arquivo de dados que deseja usar na mala direta. No arquivo de dados criado, apenas uma planilha contém informações, portanto, verifique se a opção Clientes$ está selecionada e clique em OK.
8. A caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta é onde você seleciona os registros do arquivo de dados que deseja usar na mala direta. Para este exercício, usaremos todos os registros. Como eles estão todos selecionados por padrão, clique em OK.
9. Na parte inferior do painel de tarefas, clique em Próxima: Escreva a carta. O próximo exercício irá ensiná-lo as últimas etapas do processo de mala direta.

Exercício 5: Experiência com campos

Agora, você deseja adicionar alguns campos ao documento principal e visualizar os resultados.

1. O painel de tarefas inclui alguns links, como Bloco de endereço, Linha de saudação e Mais itens. Clicar nesses links adiciona campos ao documento principal. Como você vai trabalhar com os campos Bloco de endereço e Linha de saudação nos futuros exercícios, clique apenas em Mais itens.
2. Na caixa de diálogo Inserir Campo, em Inserir, verifique se a opção Campos de Banco de Dados está selecionada. Isso exibirá todos os cabeçalhos de coluna (categorias) do arquivo de dados em Campos. Clique em Nome e em Inserir. Clique em Cidade e em Inserir. Clique em Anotação Pessoal e em Inserir. Clique em Fechar para fechar a caixa de diálogo.
3. No documento principal, clique entre as divisas no final do campo «Nome» e as divisas no início do campo «Cidade» ("«Cidade»" será exibido em cinza). Pressione ENTER duas vezes. Faça o mesmo com os campos «Cidade» e «Anotação_Pessoal» para que cada campo fique em uma linha diferente.
4. Se os seus campos forem exibidos assim: {MERGEFIELD "Nome"}, em vez de assim: «Nome», os códigos de campo estão ativados. Para desativá-los, pressione ALT + F9.
5. Na parte inferior do painel de tarefas Mala Direta, clique em Próxima: Visualize as cartas. As informações do registro da Isabel do arquivo de dados substituirão os campos na carta mesclada.
6. Clique nos botões de seta dupla à esquerda (<<) e seta dupla à direita (>>) seção Visualize as cartas do painel de tarefas para visualizar as demais cartas mescladas.
7. Lembrete: você não adicionou informações na coluna Anotação Pessoal do arquivo de dados para todos os clientes, portanto, não verá uma anotação pessoal em cada documento mesclado.
8. Você não precisará desse documento do Word em outra sessão prática futura, portanto, pode apenas fechar o Word sem salvar o documento.
   

   Dica.: Se você estiver realmente criando cartas de mala direta para clientes, talvez seja conveniente salvar o documento principal. Salvar o documento também salva sua conexão com o arquivo de dados. Portanto, quando você abrir novamente o documento, já estará no processo de mala direta. Isso agilizará a criação de outro conjunto de cartas quando desejar criar uma mala direta para clientes.

Auto-avaliação

Conclua os testes a seguir para ter certeza de que compreendeu o material. Suas respostas são confidenciais e os resultados do teste não são avaliados.

Qual é a relação entre seu arquivo de dados e os campos inseridos no documento principal?

( ) Não há relação.

( ) Os campos são equivalentes a categorias (cabeçalhos de coluna) no arquivo de dados.

( ) Cada campo representa uma célula do arquivo de dados.

Como posso diferenciar um campo de arquivo de dados de outro texto em um documento principal?

( ) Os campos de arquivo de dados são sempre formatados como texto em negrito.

( ) Os campos de arquivo de dados estão sempre em itálico.

( ) Os campos de arquivo de dados são circundados por divisas (« »)

Você precisa já ter um arquivo de dados para executar um processo de mala direta.

( ) Verdadeiro.

( ) Falso.